Documentos prohibidos de ser solicitados por las entidades públicas | Pedro Pablo Castañeda D’Brot

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Escrito por Pedro Pablo Castañeda D’Brot (*)

Hace pocos días, un integrante de mi equipo de trabajo me comentó que una entidad pública le venía exigiendo un documento que obra en los archivos de esa misma entidad.

El tema quedó en una anécdota más porque, en este caso, después de sustentar con ley en mano, finalmente se hicieron valer las normas sobre Derecho Administrativo, las cuales precisan que las entidades públicas están prohibidas de requerir, a los administrados, información que ellas mismas poseen.

Si bien esta situación tuvo un final feliz, es para reflexionar sobre la cantidad de personas que se ven perjudicadas, en tiempo y dinero, buscando volver a presentar algún documento que ya existe u obra en los archivos de las mismas entidades públicas solicitantes.

En realidad, las normas para regular esta problemática ya existen desde años atrás; por ello es importante tener en consideración las siguientes normas:

  1. A) El Artículo 40° de la Ley N° 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General, modificado por el Decreto Legislativo N° 1272.
  2. B) El Artículo 5° del Decreto Legislativo N° 1246 (Decreto Legislativo que aprueba diversas medidas de simplificación administrativa).

A manera de resumen, paso a comentar cuáles son los documentos prohibidos de ser solicitados por las entidades públicas en virtud de dichas normas:

1. Documentos prohibidos de ser solicitados en virtud del Art. 40° de la Ley N° 27444, modificado por el D.L. 1272:
  • Documentación que la entidad pública solicitante genere o posea como producto del ejercicio de sus funciones o que deba poseer en virtud de algún trámite realizado anteriormente por el administrado en cualquiera de sus dependencias, o por haber sido fiscalizado por ellas, durante cinco (5) años anteriores inmediatos, siempre que los datos no hubieren sufrido variación. Para acreditarlo, basta con exhibir copia del cargo donde conste dicha presentación, debidamente sellado y fechado por la entidad ante la cual hubiese sido suministrada.
  • Documentos que hayan sido expedidos por la misma entidad pública o por otras entidades públicas del sector, en cuyo caso corresponde a la propia entidad recabarla directamente.
  • Presentación de más de dos ejemplares de un mismo documento ante la entidad, salvo que sea necesario notificar a otros tantos interesados.
  • Fotografías personales, salvo para obtener documentos de identidad, pasaporte o licencias o autorizaciones de índole personal, por razones de seguridad nacional y seguridad ciudadana. Los administrados suministrarán ellos mismos las fotografías solicitadas o tendrán libertad para escoger la empresa que las produce, con excepción de los casos de digitalización de imágenes.
  • Documentos de identidad personal distintos al Documento Nacional de Identidad. Asimismo, solo se exigirá para los ciudadanos extranjeros carné de extranjería o pasaporte según corresponda.
  • Recabar sellos de la propia entidad pública, que deben ser acopiados por la autoridad a cargo del expediente.
  • Documentos o copias nuevas, cuando sean presentadas otras, no obstante haber sido producidos para otra finalidad, salvo que sean ilegibles.
  • Constancia de pago realizado ante la propia entidad pública por algún trámite, en cuyo caso el administrado sólo queda obligado a informar en su escrito el día de pago y el número de constancia de pago, correspondiendo a la administración la verificación inmediata.
  • Aquella que, de conformidad con la normativa aplicable, se acreditó o debió acreditarse en una fase anterior o para obtener la culminación de un trámite anterior ya satisfecho. En este supuesto, la información o documentación se entenderá acreditada para todos los efectos legales.
  • Toda aquella información o documentación que las entidades de la Administración Pública administren, recaben, sistematicen, creen o posean respecto de los usuarios o administrados que están obligadas a suministrar o poner a disposición de las demás entidades que las requieran para la tramitación de sus procedimientos administrativos y para sus actos de administración interna, de conformidad con lo dispuesto por ley, decreto legislativo o por decreto supremo refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros.

Un dato importante que trae el D.L. N° 1272 es que hace la precisión del Artículo 55.1 de la Ley N° 27444 en el sentido de que es un Derecho de los Administrados el                        No presentar los documentos prohibidos de solicitar por las entidades, a emplear los sucedáneos documentales y a no pagar tasas diferentes a las debidas.

2. Documentos prohibidos de ser solicitados en virtud del Artículo 5° del Decreto Legislativo N° 1246:
  • Copia del Documento Nacional de Identidad – DNI.
  • Copias de Partida de Nacimiento o de Bautizo cuando se presente el Documento Nacional de Identidad, excepto en los procedimientos donde resulte esencial acreditar la filiación y esta no pueda ser acreditada fehacientemente por otro medio.
  • Copias de Partida de Nacimiento o Certificado de Defunción emitidas en fecha reciente o dentro de un periodo máximo (no aplicable en los procedimientos en ejercicio de la patria potestad).
  • Legalización notarial de firmas, salvo que se exija por ley expresa.
  • Copia de la ficha RUC o certificado de información registrada en la Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria – SUNAT.
  • Certificados o constancias de habilitación profesional o similares expedidos por los Colegios Profesionales, cuando dicha calidad pueda ser verificadas a través del respectivo portal institucional.
  • Cualquier otro requisito que acredite o proporcione información que conste en registros de libre acceso a través de internet u otro medio de comunicación pública.

Es importante precisar que lo dispuesto en estas 3 últimos puntos o números no son aplicables a aquellas entidades públicas ubicadas en zonas que no cuenten con cobertura de acceso a internet.

Un punto fundamental es que este D.L. 1246 no cierra la puerta a seguir complementando o agregando mayor documentación que pueda ser prohibida de ser solicitada por entidades públicas mediante Decreto Supremo refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros (como es el caso con los D.S. Nros 051-2017-PCM, 121-2017-PCM y 016-2020-PCM).

Asimismo, es necesario de resaltar sobre el D.L. N° 1246, que los Artículos 2°, 3° y 4° de dicha norma precisan también que las entidades públicas están prohibidas de exigir, en virtud de la interoperabilidad e interconexión entre ellas; información que alguna de ellas posea, para lo cual deberán poner a disposición de las demás entidades, permitir el acceso o suministrar dicha información respecto de los administrados para la tramitación de sus procedimientos. Importante: No aplica para las personas jurídicas bajo el régimen privado que prestan servicios públicos o ejercen función administrativa, en virtud de concesión, delegación o autorización del Estado.

El mismo Decreto Legislativo 1246 precisa también que en los casos en los que la información o datos se encuentren protegidos bajo la Ley N° 29733 -«Ley de Protección de Datos Personales», las entidades de la Administración Pública deben obtener la autorización expresa e indubitable del usuario o administrado para acceder a dicha información o datos, en aras de proteger los Datos Personales de los administrados.

Lo que llama la atención es cómo en el Artículo 3° del D.L. 1246 se precisa que las entidades públicas en general deberán proporcionar información que posean a las entidades del Poder Ejecutivo de manera gratuita, a través de la Plataforma de Interoperabilidad que poseen. La información que pueden proporcionar es:

  1. a) Identificación y estado civil;
  2. b) Antecedentes penales;
  3. c) Antecedentes judiciales;
  4. d) Antecedentes policiales;
  5. e) Grados y Títulos;
  6. f) Vigencia de poderes y designación de representantes legales;
  7. g) Titularidad o dominio sobre bienes registrados.

En tanto se implemente la interoperabilidad, la información y documentos mencionados podrán ser sustituidos, a opción del administrado, por declaración jurada, conforme a lo establecido en la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

Considero que, por un sentido de Estado unitario y con un ánimo de desconcentración y descentralización administrativa, se debería precisar que no sean solo las entidades del sector Ejecutivo, sino todas en general deberían poder compartir y solicitar información (por ejemplo, Gobiernos Locales, Gobiernos Regionales, etc).

Mientras más personas puedan tener conocimiento de estas normas, vamos a poder evitar burocracia y poder desarrollar de una manera más eficiente nuestros procedimientos.

Como es lógico, en algunos casos si se cuenta con la documentación a la mano; resulta altamente recomendable presentarla para no perder tiempo y se dilate el procedimiento mientras la entidad busca o recaba la información, pero es importante tener claridad sobre lo que no puede ser exigido a los administrados como requisito u obligación de sus trámites.


(*) Sobre el autor: Abogado, cuenta con Maestría en Derecho Notarial y Registral, y egresado de una Maestría en Solución de Conflictos. Ha realizado especializaciones y postgrados en Derecho Inmobiliario, Arbitraje, Derecho Administrativo, Gestión Pública, entre otros. Actualmente se desempeña como Subgerente Corporativo de Relaciones Institucionales de la cadena de Centros Comerciales “Real Plaza”. Ha sido Asociado Senior del Estudio Delmar Ugarte Abogados en el área Inmobiliaria, Infraestructura, Gestión de Tierras y Relaciones Comunitarias. Anteriormente ha sido Jefe de Propiedades en Compañía Minera Ares S.A.C.; Abogado Asociado del Estudio Grau en el área Inmobiliaria, Construcción y de Saneamiento de Tierras. Ha sido miembro del Órgano de Revisión de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales – SBN, última instancia administrativa competente para resolver controversias sobre propiedad estatal en Perú.

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